Der Firmenumzug gut geplant
Ein Firmenumzug stellt für ein Unternehmen eine ganz andere Herausforderung dar, als ein privater Umzug. Hier muss professionell gearbeitet werden, die logistischen Herausforderungen müssen gut geplant sein, um die Geschäftsräume ohne finanzielle Verluste umzusiedeln.
Vorbereitungen für einen gelungenen Firmenumzug
Diese Vorbereitungen sollten drei bis vier Monate vor dem eigentlichen Firmenumzug damit beginnen, dass organisatorische Dinge und Termine festgelegt werden.
Der Firmenumzug sollte wenn möglich etappenweise durchgeführt werden, der Hauptteil des Firmenumzugs optimalerweise an einem Feiertag oder am Wochenende stattfinden.
Pünktlichkeit und Genauigkeit sind sehr wichtig, insbesondere im Hinblick auf Kündigungsfristen der Geschäftsräume sowie Mitteilungen an Kunden über den Standortwechsel. Die Marketingabteilung muss zwingend rechtzeitig eine Kampagne (zum Beispiel Hinweise auf der Homepage) zum Firmenumzug entwickeln, damit keine Kunden verloren gehen.
Empfehlung: Nutzen Sie kostenlose Onlinetools, wie den Umzugskalender, der ständig an alle eingetragenen Termine erinnert und über ein Passwort von allen Mitarbeitern eingesehen werden kann.
Firmenumzug mit Mitarbeitern planen
Um Gerüchte zu vermeiden (und ggf. auch Zeit und Geld zu sparen) ist es sinnvoll, Mitarbeiter in den Firmenumzug mit einzubeziehen, dieso also zumindest früh genug zu informieren oder besser noch aktiv mitwirken zu lassen. Es sollten Teams zur Organisation der verschiedenen Bereiche gebildet werden, welche da z.B. wären:
- Marketing: Die Mitarbeiter stellen sicher, dass der Umstand, dass die Geschäftsräume gewechselt werden, nach Außen und an alle Kunden getragen wird. Auch Banken, Telefon- und Internetanbietern, Versicherungen und Versorgern muss die neue Adresse mitgeteilt werden.
- Umzugsunternehmen: Ein Team kümmert sich um die Auswahl eines geeigneten Umzugsunternehmen. Es gibt Speditionen, die auf einen Firmenumzug spezialisiert sind und evtl. auch EDV-Spezialisten zur Verfügung stellen, um Netzwerke und Rechner umziehen zu können, online lassen sich einfach und unverbindlich kostenlose Angebote von Umzugsfirmen einholen.
- Falls neue Möbel gebraucht werden, kann ein Team losgeschickt werden, um sich nach neuem Inventar umzuschauen, dieses zu besorgen und evtl. sogar Stell- und Sitzpläne in den neuen Büros zu entwickeln.
- EDV: Ein Team muss gewährleisten, dass Kopierer, Rechner, Drucker, etc. sicher mit umziehen und schnell wieder aufgebaut werden. Eventuell kann hierfür ein Fachmann engagiert werden.
- Eine Gruppe kann sicher stellen, dass das Tagesgeschäft nicht unter dem Firmenumzug leidet, eine Art Notbesetzung sollte im alten Büro die Stellung halten, gerade wenn regelmäßiger Kundenkontakt besteht und der Umzug unter der Woche stattfindet.
Einfache Tricks für den perfekten Firmenumzug
Falls größere Renovierungsarbeiten im neuen (oder alten) Büro durchgeführt werden, lohnt es sich, professionelle Handwerker zu engagieren und vorher Angebote im Internet zu vergleichen.
Da Firmen oft im engen Innenstadtbereich liegen, kümmern sich viele Umzugsunternehmen meist auch um ein Halteverbot für den Umzugs-LKW. Sollte es dies nicht tun, gibt es die Möglichkeit online ein Halteverbot zu bestellen, damit ein Parkplatz gewährleistet ist.